HIS-GX und QIS laufen aus, viele Hochschulen stehen vor dem Systemwechsel. Mit der BPM-Plattform von MR.KNOW ergänzen Sie Ihr Campus-Management um Prozesse, die Ihre Verwaltung selbst anpasst, und lösen Altanwendungen Schritt für Schritt ab. Ihr Team gewinnt Zeit für Beratung statt für Formulare.
Im produktiven Einsatz, unter anderem an der Universität Stuttgart.
Die HIS eG hat die Lizenzen für HIS-GX und QIS gekündigt, bis 2030 muss die ganze Softwaregeneration abgelöst sein. Der naheliegende Nachfolger ist wieder eine große Suite. MR.KNOW setzt stattdessen am Prozess an, nicht am Datenmodell.
Herausforderung
Ab dem 31.05.2027 gibt es keine Wartung mehr für SOS/QISSOS, das letzte Release für POS/QISPOS und LSF folgt im Dezember 2028.
Unsere Lösung
Schrittweise umsteigen statt Stichtag. Jeder Ablauf, den das Altsystem heute trägt, geht einzeln auf die Plattform. Das Altsystem wird Stück für Stück entlastet.
Herausforderung
Die Umstellung auf eine neue Campus-Suite kann an großen Universitäten bis zu 7 Jahre dauern, teils mit Parallelbetrieb.
Unsere Lösung
Der erste Prozess in Wochen. Nach drei Tagen Workshop und rund zehn Tagen Feinspezifikation geht der erste Ablauf im ersten Monat live, die nächsten folgen im Monatstakt.
Herausforderung
Eigene Abläufe, Prüfungsordnungen und Sonderwege passen selten in den Standard. Anpassungen erfordern häufig einen Auftrag an den Hersteller.
Unsere Lösung
Prozesse, die Sie selbst ändern. Jeder Ablauf ist ein lesbares BPMN-2.0-Modell. Ihre Fachabteilung passt es ohne Programmierung an.
Herausforderung
Prüfungsamt, Studierendenservice und IT tragen die Umstellung neben dem Tagesgeschäft, Routinearbeit bindet die Zeit für Beratung.
Unsere Lösung
Assistenten für die Routine. Vollständigkeitsprüfung, Fristen und Dokumente laufen automatisch. Ihre Mitarbeitenden entscheiden und gewinnen Zeit für Beratung.
Quellen: HIS eG, Release-Special 2024.12 (Fristen) · HIS eG zur Einführung an der Universität Bonn · Rechenzentrum der Universität Freiburg · Stand:
Sechzehn Abläufe aus unseren Projekten mit Hochschulen und Bildungsträgern, gezeigt mit Beispieldaten. Ein Klick auf das Bild zeigt es in voller Größe.
Ob Sie Ihr Campus-Management behalten, es ablösen oder als Bildungsträger ganz andere Pflichten erfüllen: Sie starten mit einem Prozess und bauen von dort aus weiter.
Für Hochschulen, die HISinOne, CAMPUSonline oder SAP behalten. MR.KNOW deckt die Abläufe ab, die dort fehlen oder zu starr sind, und tauscht Daten über Schnittstellen aus.
Für private und duale Hochschulen, die ein geschlossenes System hinter sich lassen wollen. Jeder Prozess geht einzeln live, das Altsystem wird Stück für Stück entlastet statt an einem Stichtag abgeschaltet.
Für Einrichtungen der Weiter- und Erwachsenenbildung. Planung, Buchung, Abrechnung und Förder-Meldung laufen in einem Prozess, prüfsicher für Zuwendungsgeber und Rechnungshof.
Welcher Weg passt zu Ihrer Hochschule? Wir klären es gemeinsam im Scoping-Workshop.
Scoping-Workshop anfragenBewertet nach Fallzahl, Regelbasiertheit und manuellem Aufwand: In diesen Bereichen gewinnt Ihre Verwaltung am meisten Zeit zurück.
Klassische Campus-Suiten bauen die Hochschule in ein festes Datenmodell ein. MR.KNOW bildet ihre Abläufe ab und hält sie veränderbar.
| Kriterium | Klassische Campus-Suite | MR.KNOW |
|---|---|---|
| Einführung | Großprojekt über viele Jahre, oft mit Parallelbetrieb | Erster Prozess in Wochen, danach Prozess für Prozess |
| Anpassungen | Häufig nur über den Hersteller möglich | Konfiguration durch die Hochschule selbst, ohne Programmierung |
| Transparenz | Prozesslogik steckt im Programmcode | Lesbare, versionierte Modelle nach BPMN 2.0 |
| Beteiligte | Überwiegend interne Nutzerinnen und Nutzer | Bewerbende, Praxispartner, Gutachtende und Lehrbeauftragte im Prozess |
| KI | Kaum vorhanden | KI-Agenten auf Wunsch im Standard integrierbar |
| Bindung | Geschlossene Architektur | Offener Standard, das Prozesswissen bleibt bei der Hochschule |
Alle Prozesse unter einem Hut: Studierende, Lehrende, Beschäftigte und externe Partner finden Anträge, Bearbeitungsstand und Aufgaben an einer Stelle. Das Portal entsteht auf derselben Plattform wie Ihre Prozesse und wächst mit jedem neuen Ablauf.
Beschäftigte melden sich per Single Sign-on an. Externe wie Bewerbende, Gutachtende oder Praxispartner werden direkt in den Vorgang eingebunden, Gremien wie Personalrat oder Gleichstellung befristet und mit eigenen Rechten beteiligt. Servicekatalog, Statusverfolgung und persönliche Aufgabenliste gehören zum Standard.
Für Studierende heißt das: Bescheinigungen sofort als PDF, Anträge wie Urlaubssemester oder Prüfungseinsicht ohne Papier und jederzeit sichtbar, wo ein Vorgang gerade steht. Lehrende sehen offene Freigaben und Fristen gesammelt, die Verwaltung erhält vollständige Anträge statt Rückfragen per E-Mail. Neue Services legt Ihr Team selbst an, mit Formularen und Abläufen, die es ohne Programmierung pflegt.
Die Universität Stuttgart setzt MR.KNOW produktiv ein. Die beiden Szenarien daneben zeigen typische Einstiege, wie wir sie mit Hochschulen und Bildungsträgern erarbeiten.
Rund 22.000 Studierende. Das Promotionsmanagement läuft digital, die jährliche Meldung nach Hochschulstatistikgesetz an das Statistische Landesamt entsteht aus den Prozessdaten.
Wachstum, ein zweiter Standort und Hunderte Praxispartner. Statt das Altsystem an einem Stichtag zu ersetzen, gehen die ersten drei Prozesse im Monatstakt live.
Tausende Veranstaltungen im Jahr, geplant in vielen Regionalbüros. Erfassung, Prüfung und Förder-Meldung an das Land laufen in einem Prozess statt in Excel-Listen.
Kein Großprojekt vorab: Wir beginnen mit dem Prozess, der Ihre Verwaltung am meisten bindet, und belegen den Nutzen mit Ihren eigenen Zahlen.
3 Tage. Prozesse aufnehmen, IST und SOLL definieren, Einstiegsprozesse auswählen, Personalrat früh einbinden.
Rund 10 Tage. Einstiegsprozesse im Detail festlegen: Abläufe, Formulare, Regeln, Schnittstellen und Nutzen mit Realdaten.
Ab Monat 1. Modell, Oberflächen und Schnittstellen, danach im Monatstakt die nächsten Prozesse.
Laufend. Ihre Key-User passen Prozesse ohne Programmierung an, ohne Änderungsauftrag an uns.
Drei Tage Workshop, danach wissen Sie, welcher Prozess zuerst startet und was er bringt.
Scoping-Workshop anfragen Rückruf anfordernKlein anfangen oder gleich für die ganze Hochschule planen: Sie wählen das Modell, das zu Budget und Vorhaben passt.
ab 603 € im Monat zzgl. USt. für einen Assistenten oder eine BPM-Anwendung, zum Beispiel für Lehraufträge oder die Einsicht in Prüfungsunterlagen.
Die Plattform für die ganze Hochschule, mit so vielen Prozessen, wie Sie brauchen. Laufende Kosten statt Investition, Preis nach Größe der Hochschule.
Für Hochschulen mit Investitionsbudget: einmalige Lizenz für die ganze Hochschule, dazu ein jährlicher Vertrag für Wartung und Support.
Betrieb wahlweise in der MR.KNOW Cloud oder On-Premises in Ihrem Rechenzentrum. Ein Vorgang ist ein gestarteter Prozess, etwa ein Antrag. Preise für Campus-Lizenzen auf Anfrage.
Das Wichtigste zur BPM-Plattform, zur Einführung und zur Ablösung von HIS-Altanwendungen.
Eine No-Code-Plattform für Geschäftsprozessmanagement nach BPMN 2.0. Abläufe werden als grafische Modelle erstellt, mit Formularen, Oberflächen, Schnittstellen und Assistenten versehen und direkt ausgeführt. Fachabteilungen können die Modelle lesen und ändern, ohne zu programmieren. Betrieben wird die Plattform in der Cloud oder auf eigenen Servern.
Darum geht es nicht. Automatisiert werden Routineschritte wie Vollständigkeitsprüfungen, Fristenüberwachung, Erinnerungen und Dokumente. Entscheidungen, Beratung und Ermessen bleiben bei Ihren Mitarbeitenden. Die gewonnene Zeit fließt in Beratung, in liegengebliebene Aufgaben und in die Umstellung selbst. Den Personalrat binden wir von Anfang an ein.
Die regelbasierten Anteile der Verwaltungsarbeit: Bewerbungsunterlagen auf Vollständigkeit prüfen, Fristen für Prüfungsanmeldungen und Einsichtnahmen überwachen, Noten plausibilisieren, Zeugnisse vorbereiten, Lehraufträge und Praxisverträge durch die Freigaben führen und Meldungen nach Hochschulstatistikgesetz aus den Prozessdaten erzeugen. Angebunden werden Campus-Management, SAP, EvaSys, Stud.IP oder Microsoft 365.
KI unterstützt dort, wo Unterlagen gelesen oder verglichen werden müssen, etwa beim Auslesen von Zeugnissen oder beim Abgleich von Modulbeschreibungen für die Anerkennung. Sie schlägt vor und dokumentiert, entscheidet aber nicht: Über Zulassungen, Noten und Anerkennungen entscheidet weiterhin ein Mensch. Die KI-Modelle sind austauschbar, die Prompts werden zentral verwaltet.
Für viele Abläufe ja, aber nicht als weitere Komplettsuite. Private und duale Hochschulen lösen ihr bisheriges System mit MR.KNOW Prozess für Prozess ab, beginnend mit Bewerbung, Prüfungsverwaltung oder Praxispartnern. Staatliche Hochschulen behalten meist HISinOne oder ein anderes Campus-Management für Stammdaten und Prüfungsrecht und ergänzen es um Prozesse, die dort fehlen oder zu starr sind. Welcher Weg passt, klärt ein Scoping-Workshop.
Die HIS eG hat die Lizenzverträge für GX und QIS im Mai 2022 gekündigt. Wartung und Support für SOS/QISSOS enden am 31. Mai 2027, POS/QISPOS und LSF erhalten im Dezember 2028 ihr letztes Release und danach noch 18 Monate Wartung. Hochschulen, die noch mit diesen Modulen arbeiten, müssen ihre Abläufe in den nächsten Jahren neu aufstellen. Das ist der richtige Zeitpunkt, Prozesse nicht nur zu migrieren, sondern zu vereinfachen.
Ja, über Webservices (REST und SOAP), Datenbank-Schnittstellen und die Datendrehscheibe der Plattform. Typisch ist, dass MR.KNOW Stammdaten aus dem Campus-Management liest, den Vorgang führt und Ergebnisse wie Status oder Dokumente zurückgibt. Welche Schnittstellen Ihre Installation bietet, klären wir im Scoping-Workshop.
Nach einem Scoping-Workshop von drei Tagen, in dem Prozesse aufgenommen und IST und SOLL definiert werden, folgt eine Feinspezifikation von rund zehn Tagen. Danach geht der erste Prozess in der Regel im ersten Monat live. Weitere Prozesse folgen im Monatstakt. Weil jeder Prozess einzeln startet, gibt es keinen Stichtag, an dem alles gleichzeitig umgestellt werden muss.
Der Einstieg mit einem einzelnen Assistenten oder einer BPM-Anwendung beginnt bei 603 € im Monat zzgl. USt., inklusive 100 Vorgängen pro Monat. Für die ganze Hochschule gibt es Campus-Lizenzen als Mietmodell oder zum Kauf; der Preis richtet sich nach der Größe der Hochschule. Betrieben wird die Plattform in der MR.KNOW Cloud oder On-Premises im eigenen Rechenzentrum.
Der Betrieb ist DSGVO-konform, mit Auftragsverarbeitungsvertrag und konfigurierbaren Löschfristen, wahlweise in der Cloud oder im eigenen Rechenzentrum. Prozesse sind dokumentiert und versioniert, jeder Schritt ist nachvollziehbar. Welche Auswertungen es gibt, legen Sie fest; Personalrat und Datenschutz werden von Anfang an beteiligt.
Ja. Einrichtungen der Weiter- und Erwachsenenbildung nutzen dieselbe Plattform für Kursplanung, Online-Buchung, Rechnung, Teilnahmebescheinigung und Förder-Meldungen an das Land. Der Betrieb ist in der Cloud oder auf eigenen Servern möglich, Bestandsdaten aus bestehenden Kursverwaltungen lassen sich übernehmen.
Ihre Frage ist nicht dabei? Wir rufen Sie zurück.
Rückruf anfordernSagen Sie uns, welcher Ablauf Ihre Verwaltung am meisten bindet. Wir melden uns mit einem Vorschlag für den Einstieg.
